ТЪРСИ

Видове номенклатура на случаите, техните характеристики и предназначение

Организацията на ефективен работен процес в предприятието е невъзможна без формирането на подходящи условия за това. Един от тях номенклатурата на делата в електронна форма или на носители на хартия. Ако специалист, чиито дейности са свързани с документи, попитайте: "Напишете вида на номенклатурата на случаите" - тогава той трябва безпогрешно да ги повика. Факт е, че такива служители са длъжни да знаят класификацията, за да се движат бързо в масива от документация.

видовете номенклатура на случаите

Номенклатура на случаите: концепция, видове, съдържание, значение

Преди да опише реда на създаването, е необходимо да се разбере терминологията. Видове номенклатура на случаите категориите, разработени вустановена форма на систематизирани списъци на имената на комплексите от документи, образувани в предприятието в хода на дейността му, с посочване на сроковете за съхранение. Те са необходими за бързо търсене на необходимите действия. Качеството на номенклатурата ще зависи от скоростта на работа с хартията. Списъците се използват за разпространение и групиране на внедрени документи в папки, консолидиране на индексирането, установяване на периоди на съхранение. Те осигуряват създаването на справочни файлове и служат като източник на счетоводна информация. На практика, такива видовете номенклатура на случаитеКато типичен, примерно, индивидуално. Дружеството е задължено да разработват самостоятелна списък като се има предвид спецификата на дейността им.

изисквания

като се има предвид видовете номенклатура на случаите, техните характеристики и цел, нормативните актове определят правилата, използвани при тяхното съставяне. При формирането на списъците трябва да:

  1. Съблюдавайте единството на подходите към организацията на счетоводството, описанието, систематизирането, търсенето и съхранението на документацията.
  2. Използвайте индексирането. Тя осигурява въвеждането на промени, корекции и допълнения към съответните раздели на списъците.
  3. Контролирайте стабилността на индексите.
    да се посочат видовете номенклатура на случаите

Общи характеристики

Разгледайте накратко назначаването и видовете номенклатура на делата, споменато по-горе. Индивидуалните списъци са разработени за конкретна организация. Те отразяват документацията, използвана в ежедневните й дейности. В една индустрия по правило се включват предприятия, които използват един и същ вид актове. За тяхното обединяване и групиране се използват типични и примеренд номенклатурата на делата. Последните имат препоръчителен характер. модел видовете номенклатура случаите са задължителни. Те обикновено установяват единична индексация за предприятията в цялата индустрия (система). Типичните и примерни номенклатури се съставят от организации на по-високо ниво. Те действат като основа за формирането на индивидуални списъци за конкретни предприятия. Те, от своя страна, подлежат на съгласие с висшите структури. Видове номенклатура на делата и тяхното проектиране се управляват от квалифицираниспециалисти. Те участват в изготвянето на списъци и организирането на работа с тях. Създадените номенклатури трябва да бъдат координирани със службата и архива на предприятието.

Важен момент

Номенклатурата на случаите трябва да присъства на всеки от тяхнезависимо от съществуването на модел или индикативен списък. За организацията разработването на съставен документ се счита за оптимално. Тя включва всичко видовете номенклатура на случаите разделения. Консолидираният списък е съгласуван със съответния архив. След одобрение от ръководителя, извадките от отделите се изпращат на структурните звена за използване в работата.

какви видове номенклатура на случаите съществуват

Специфичност на съставянето

За служителите, които разработват списъците, е важно да знаете не само какво, какви видове номенклатура на случаите съществуват, но и състава, броя на документите,използвани в предприятието. В своята дейност специалистите използват правилата за организацията, текущите и последни- те списъци на актовете, графици за персонала, класификатори, инвентаризации, референтни карти и т.н. Класификационната схема на номенклатурата ще зависи най-вече от структурата на предприятието. От голямо значение са функциите, които организацията изпълнява. В тази връзка, както вътрешните разделения, така и управленските задачи могат да служат като категории за класификация.

Видове документи

Номенклатурата на делата трябва да съдържа всички актове,отразяващи дейността на предприятието. Документите, използвани от публичните асоциации, са включени в списъците на организацията, в която са учредени. В номенклатурата може да има непълни случаи, които идват от предприятие на трета страна за решението, справочни карти. Отпечатаните издания не са включени в списъка. По-специално, те включват колекции от резолюции, бюлетини, справочници, абстрактни списания, брошури, индекси и т.н. В номенклатурата не са включени азбуки и други помощни материали, които не отразяват основните насоки на работата на организацията.

 текстът на номенклатурата на делата е съставен под формата

Обща поръчка

Текстът на номенклатурата на случаите е формализиран във формата списък на раздели и подраздели на класификациятасхема. В този случай се посочват заглавията на комплексите от документи. Необходимата информация от документите се записва под формата на изявления. Впоследствие те се използват при формирането на проектната номенклатура. Списъкът може да изглежда като таблица. Например:

Номенклатура на делата в 8-членното училище за възпитание

номер

индекс

удар с глава

Брой единици

Срок на съхранение

Забележка.

1

2

3

4

5

6

Име на раздела

Определение на текста на заглавията

Извършва се съгласно установените правила. По-специално те трябва:

  1. В обобщена форма ясно отразяват съдържанието на случая, състава на документите, поставени в него, видовете и функционалната идентичност.
  2. Включете задължителните елементи, разположени в ясна последователност:
  • Тип на тип или подтип. Това може да бъде кореспонденция, дневник, заповеди, протоколи и т.н.
  • Име на организацията / структурното звено. Тук ще намерите информация за разработчика / автора на документа.
  • Името на предприятието, до което се изпращат актовете, от които се очаква да бъде адресирано, се адресира.
  • Кратко описание на документите.
  • Името на територията, с която е свързано съдържанието на актовете.
  • Периодът (датата), към който принадлежи документацията, поставена в делото. Тук можете също да намерите информация за наличието на копия.
    номенклатурата на делата в 8-ти вид училище за възпитание

Действа по един въпрос

При формулиране на заглавия на случаите, в коитоима такива документи, ако не са свързани по последователност на изпълнение, се използва думата "документи" и в края (в скоби) са посочени основните типове. Това могат да бъдат доклади, планове и т.н. Формулировката например може да бъде: "Документи за провеждане на семинари по архивен бизнес в предприятието (списъци с препоръчителни образователни и методични публикации, списъци)."

кореспонденция

Заглавията на случаите, в които се съдържа, включватсъответния термин. След думата "кореспонденция" посочете, по какъв въпрос и с кого е проведено. В заглавието на случаите, в които има писма от хомогенни кореспонденти, техните имена не са дадени. Вместо това, посочете техните общи видове. Формулировката например може да бъде: "Кореспонденция с клоновете на организацията по въпросите на годишното отчитане и планиране". Ако в случая има писма от различни кореспонденти, те също не са в списъка. В този случай трябва да се посочи само предметът на комуникация. Например: "Кореспонденция по въпроси, свързани с адаптирането на персонала". Името на конкретен кореспондент се посочва само когато делото съдържа писма само за него и за него.

видовете номенклатура на случаите, техните характеристики и цели

Документи, свързани с конкретни населени места

Ако от такива актове са образувани случаи, тогава в заглавията се посочват имената на съответните административно-териториални единици. Трябва да се вземат под внимание редица нюанси:

  1. Ако се отнася до съдържанието на документаняколко хомогенни области, техните специфични имена не са изброени. В този случай е дадено тяхното общо име. Формулировката може да бъде: "Документи за организация на взаимодействието между ръководителите на МО за борба с тероризма".
  2. Ако съдържанието се отнася до една административно-териториална единица, нейното име е посочено в заглавието.

допълнително

В заглавията на делата, които включват документиотносно планирането / отчитането са посочени данни за периода, за който са изготвени. Това може да бъде една четвърт, една година, половин година. В заглавията на делата, използвани за синтез на хомогенни документи, заглавието на последното е посочено в множествено число. Например: "Поръчки за популяризиране на служителите на организацията".

Създаване на томове

В случаите, когато се предполага, че случаят е такъвда бъдат съставени от няколко части (например със значителна част от документацията), първо се формулира общото заглавие и след това (ако е необходимо) - имената на частите. Последните изпълняват функция за рафиниране. Например: "Сервизни бележки за 2015 г.", "Том 1. Сервизни бележки за първата половина на 2015 г.". В хода на формирането и регистрацията на комплексите от документи могат да се посочат заглавията. Същевременно е забранено в тях да се включи опростена, неспецифична формулировка. По-специално не се допуска използването на такива думи като "разнообразни", "обща кореспонденция" и т.н. Препоръчва се да се избегне използването на сложни завои и въвеждащи думи.

видовете номенклатура на делата и техния дизайн

рационализиране

Тя може да бъде изпълнена по два начина:

  1. В процеса на формиране на номенклатурата на цялотоорганизация на върха на списъка издържи заглавия в бизнеса, в това число организационни и административни актове. На следващо място, в низходящ ред на важност да посочват имената на другите категории (договорни, планиране и отчитане, и т.н.). Консолидиране на случаите, в структурата на дял, както и възлагането на последните имената трябва да се основава на конкретни и функционални взаимоотношения действия в тях.
  2. При формиране на консолидиран списък с именасекциите ще бъдат директно имената на звената, въз основа на класификационните схеми, на които са съставени. Имената са в съответствие с таблицата за персонала.

Определяне на времето

Необходими са предварителни настройкиза да се гарантира организирането на редовен мониторинг на тяхното съответствие, навременна корекция на условията за съхранение. Например, терминът може да се промени от временен на постоянен, ако има основания за това. Установяването на периоди се извършва в съответствие с информацията от стандартния (ведомствен) списък на документите, които са създадени в процеса на предприятието. Ако няма такъв списък, се използва приблизителна / типична номенклатура. Определянето на сроковете за съхранение може да се извърши и със съгласието на упълномощените органи на Федералния архив.

Задаване на индекси

Тя се извършва за бърза и без грешкаидентификация на случаите, както и документи, включени в тях. Индексът е символ, направен с помощта на арабски цифри. Той може да включва кода на единицата с добавянето на последователния номер на съответния случай (чрез тире). Например, счетоводният отдел получава код 05. Годишният отчет служи като документ, отварящ секцията. Съответно, в случая, съдържащ този акт, се дава индекс 05-01 като част от консолидирания списък.

  • Оценка: