ТЪРСИ

Ръководител на професията: описание на длъжността

Управлението на документи е важен компонентдейност и задължителен елемент на управление на всяка институция, организация или предприятие. Бизнес документи трябва да бъдат правилно съставени, систематично съхранявани и оптимално преместени. С развитието на икономиката се увеличават информационните потоци и броят на документите във всички сфери на човешката дейност. Ето защо в наши дни търсенето на сравнително нова професия нараства - експерт по документи.

Кой е мениджърът на документи?

Специалист по документи е специалист, който отговаря за записването и записването на документацията. Непосредствените професии са секретар, архивист, чиновник.

Трябва да има управленски документида бъдат издадени правилно в съответствие с разпоредбите и да бъдат доведени до вниманието на работниците и точно тези, за които са били предназначени поръчките. Документите имат свойството да станат остарели, да излязат от обръщение. В този случай те трябва да бъдат сортирани в съответствие с нормативните актове за съхранение на архивите и да бъдат поставени в архива. Всичко това се извършва от мениджър на документи.

Официални задължения на специалиста за работа сдокументите може да изглеждат скучни. Но това е само на пръв поглед. Чрез ръцете на експерт по документи, особено ако той отговаря за документооборота в предприятието, преминават всички информационни потоци, той може да следи документите на всички отдели и да разбере механизмите на дейността и развитието на компанията.

Задължения на експерт по документи в институция

В големи организации, задълженияексперти по работа с документи, като правило, са разделени: регистрация, регистрация, влизане в електронната база данни, контрол на изпълнението, съхранение са ангажирани с различни хора и дори цели единици.

Какво трябва да знае един мениджър на документи

За правилното компилиране на документи, в коитоинформацията е представена ясно, ясно и ясно, специалистът трябва да знае целта и формите на съставяне на всички видове документи. За да разбере как изглежда правно валиден документ, той трябва да притежава основните принципи на правото.

От днес повечето документисъхранявани на електронни носители и се нуждаят от компютърна размяна на информация, специалист по управление на документи трябва да разбере софтуера. Тя трябва да създава електронни бази данни и да може да комуникира с персонала, който обслужва автоматизирани системи за създаване, съхранение и прехвърляне на документи.

Документална длъжностна характеристика

За съхранение на документи в специалиста по архивитетрябва да знае определени правила и технически условия. Целта на документите и тяхната поверителност, условията, условията на съхранение - на тези основания, трябва да сортирате документите в архива и след това да създадете ефективна система за търсене.

Задължения на експерта по документи

Задълженията на експерт по документи в дадена институция включват

- съставяне, счетоводство, съхранение и контрол на документи;

- систематизиране на движението на документи и осигуряване на движението на документи;

- организация на оптималния поток документи в организацията;

- организация за съхранение и разработване на класификатори на документацията;

- сортиране, проверка на стойността и прехвърляне в архива на документи с изтекъл срок на валидност;

- Организиране на входяща документация;

- разработване на стандартни формуляри и таблетни документи;

- създаване на бази данни за документи със създаване на регистрационни номера и индекси и електронни адреси за съхранение;

- подготовка на необходимите материали за срещи, преговори и срещи.

Описание на длъжността в училището

Водещите функции на мениджъра на документи изпълняват всъщност същото, но с по-голям дял от отговорност, плюс дава задачи на служителите на по-ниско ниво.

Задължения на експерт по документи в образователна институция

Трябва да бъде изследовател на документа в образователна институцияда знае, в допълнение към други законодателни актове, Закона за радиочестотния спектър "За образованието". Тъй като детските градини и училищата имат ограничен персонал, документ съчетава задълженията и секретар и секретар, както и кадри, водени от методически препоръки за работа с документи в образователните институции (писмо от Министерството на образованието на Руската федерация на 02.12.2000 №03-51 / 64).

Официални задължения на ръководителя на документи в училище

Задължения на експертите по документите в детските заведенияградина, освен това включва изготвяне на трудови договори със служители и регистрация на лични файлове, управление на детски книги. Той също така работи с бюрото за военна регистрация и поддържа съответната документация, ако институцията има военно отговорни служители.

Описание на длъжността в училищетозавършва подготовката на проекти на административни документи за движението на войските и регистрация на лични файлове, студентите провеждат азбука книга и като се вземат предвид часове на възпитателната работа на училищния персонал, преработка и проектиране на пускането лични дела на студентите в архива.

Висшите учебни заведения провеждат не само образователна дейност, но и научна дейност.

Задължения на експерт по документи в университетда направят специалиста най-малкото като цяло да разбере профила на конкретния факултет, защото трябва да подготви документи за срещи и срещи и да проведе протоколите и телефонните си разговори от името на декана.

Лични качества на мениджър на документи

Вниманието е най-важното качествоспециалист по работа с документи. Точността, стремежът и отговорността допълват списъка с лични качества, необходими за работа с бизнес документи. Грешките в данните, нарушенията на законодателството, загубата на документи могат да бъдат скъпи за дадено предприятие при сключване на договор или одит на персонала.

Задължения на експерт по документи в образователна институция

Количеството информация, на която работи мениджърът на документи, изисква добра памет.

За да работи във всяка област, той се нуждае от усърдие и грамотност, когато работи с документи, както и в областта на управлението на персонала - и организационни умения, творчество и комуникационни умения.

Задаването на правилните цели и работата с структурата на компанията, така наречените предприемачески качества, ви трябват документ, който да организира оптималния работен поток и класификатор.

Често в малките фирми ръководителят на документи работи самостоятелно. Самоорганизацията, дисциплината и самоконтролът спомагат за организирането на ефективна работа.

Изисквания към мениджъра на документи

- стабилна правна и регулаторна рамка задокументооборота изисква професионално обучение. Затова при кандидатстване за работа се изисква диплома от висше учебно заведение или средно специализирано учебно заведение в областта на "Документацията", "Документална подкрепа на предприятието". Съществуват и специализирани специалности "Документация в правото" или "Информационна подкрепа на предприятието".

Законодателни и подчинени актове,регулаторните, регулаторните и ръководните документи на висшите органи, свързани с разпространението на документи, са общи изисквания към документите, които ръководителят на документите трябва да знае. Официалните задължения изискват познания или поне техни основи в методите за анализ, изследване, проектиране, внедряване и разработване на документационни системи, проектиране и експлоатация на автоматизирани системи за управление; организацията на архивния бизнес и базата за програмиране.

Предимства и недостатъци на професията за управление на документи

Професията на експерт по документи е универсална. Дипломата и познанията по специалността позволяват на дипломирания да работи във всяка организация, защото циркулацията на документите е навсякъде. Това е основното предимство на професията.

Второто предимство може да се разглежда като възможност за работа като администратор, архивист, секретар, секретар-асистент, офис мениджър, помощник-мениджър, а не просто експерт по документи.

Третият плюс е, че въпреки товавидимата рутина на работата, мениджърът на документи е в центъра на информационните потоци в организацията и притежава почти всички свои тайни. Понякога той, с изключение на висшето ръководство, е единственият собственик на тези тайни.

Опитът и предприемаческите вени позволяват на мениджъра на документи, по желание, да организира свой собствен бизнес, за да предоставя информационни услуги.

Плюсите на професията могат да бъдат приписани и за работа в офиса при добри условия, независимо от профила на предприятието и строгия работен график.

Задължения на експерт по документи в университет

Недостатъците на професията на експерт по документи са еднаквост и, най-важното, голяма отговорност.

Къде може да работи мениджър на документи?

От документи, които са получили образованиепо профил те могат да работят с всякакъв вид документи (счетоводен, персонален, научен и технически), те могат да бъдат търсени в различни организации:

- в държавни органи, както на местно, така и на държавно равнище;
- в органите на управление на ведомствата;
- в архивните и документални услуги на инженерните и проектантските и научноизследователски институции, в общественото здравеопазване, архивите, библиотеките и музеите, правоприлагащите структури;
- в административните служби и отдели на търговски структури: офис, офис, управление на персонала;
- в бизнеса за разработване на информационни системи, консултантска документация, одит на информационната сигурност.

Водещи длъжности длъжности описание длъжност

Кариерното развитие на експерта по документи зависи от това мясторабота. В големи структури той може да се издигне до управителя на делата, в малки структури - до асистента на главата. Върхът на кариерата на документалог може да се разглежда като подготовка на документи за правителството и президента на Руската федерация.

  • Оценка: