ТЪРСИ

Какви са задълженията на секретаря?

За да се определи яснозадълженията на секретар, е необходимо да се знае кой точно говори. В края на краищата тази публикация може да се разглежда от няколко ъгъла. Известен, например, административен сътрудник като офис работник, на генералния секретар по главата (главата на) определена организация, на държавния секретар като държавен служител, секретар като дипломатически човек, секретарят на главата като служител, както и други опции. Най-често се споменава поста, имам предвид на работника или служителя, който извършва задачи (задачи) като директор на компанията и отделните глави на своите бизнес единици. Оказва се, че задълженията на секретар в този случай намалени с изпълнението на единични поръчки за организационни и технически въпроси.

Това, което секретарят трябва да знае и трябва да направи

секретарски задължения
Секретарят трябва да изпълнява ежедневно следните функции:

  1. Получаване на информация от подчинените за прехвърляне на неговия надзорен орган.
  2. Организирайте мениджъра на телефонната комуникация. В отсъствието му, вземете информация и след това го насочете към директора.
  3. Получавайте и съхранявайте записи на телефонни съобщения.
  4. Създаване на условия за нормална работа на главата: да се наблюдава необходимостта от офис консумативи и офис оборудване.
  5. Подпомагане в организацията на производствотосрещи и срещи. Да донесе на участниците датата, мястото и часа на събитието. Съберете необходимите материали, осигурете присъствието на присъстващите и запазете протокола от срещата.
  6. Да извършва офис работа в предприятието. За да направи това, секретарят трябва да получи, да систематизира входящата кореспонденция и да я препрати на ръководството. След това въз основа на наложената виза за прехвърляне на документи на изпълнители по списък. Задълженията на секретаря включват и контрол върху хода, времето и резултата от изпълнението им.
  7. Извършвайте работа по отпечатване и възпроизвеждане на документи.
  8. Организирайте приемането на посетители на ръководителя на компанията и, ако е възможно, създайте условия за бързо разрешаване на проблемите.

За да изпълни тези привидно прости работни задължения на секретар, служителят трябва да знае:

  • цялостният състав на управлението на предприятието и неговите структурни подразделения;
  • Хартата, персонала и структурата на предприятието, неговият профил, перспективите за развитие и специализацията;
  • нормативни документи за правилно водене на документация;
  • правила за използване на офис оборудване и комуникации;
  • правила за VTR, OT, противопожарна безопасност и промишлена хигиена;
  • правила за организация на работа на работното място;
  • нормативни и нормативни актове, заповеди, постановления, планове за планиране, счетоводство и управление на качеството на извършената работа.

служебни задължения на чиновник

Спецификата на чиновника

Ако говорим за по-конкретен, тесенспециализацията, тогава ситуацията е малко по-различна. Вземете например задълженията на секретарката. В заглавието на поста е ясно определен аспект на работата. Обикновено всяка фирма вече има работно описание, което показва посоката на специалиста по работни процеси. Ако няма такава инструкция, тогава е по-добре да я създадете. За тази цел използвайте справочна книга за квалификация, която съдържа приблизителни проби. След това стандартната версия трябва да бъде прецизирана по отношение на конкретна организация, като се вземат предвид спецификата и вътрешните особености. По принцип задълженията на секретаря трябва ясно да бъдат проследени в три основни области:

  1. Работа с кореспонденцията. Приемане, обработка по съвременни начини и навременно изпращане.
  2. Подходяща поддръжка на вътрешната документация.
  3. Регистрация, стриктно счетоводство и прехвърляне на документи в архива за съхранение.

служебни задължения на секретаря

Характеристики на референта

В някои такива предприятияпозиция, която включва широк спектър от задължения: от "Help Desk" до "Assistant Director". Такъв специалист трябва да има разнообразни знания и да е добре запознат с ситуацията. Официалните задължения на секретаря на консултанта са леко разширени поради увеличаването на правомощията. По принцип това е обичайната работа на секретар, но думата "референт" прави някои допълнения към стандартния списък. По-специално, административният асистент може самостоятелно да провежда приемане на посетители по някои въпроси. Имайки определена информация, той може да взема решения независимо. В допълнение, инструкторът изпълнява отговорните указания на ръководителя относно икономическата дейност на организацията (предприятието). Понякога секретарят-асистент е натоварен с отговорността за управлението на архивите на персонала. Това се прави само когато общата сума на работата позволява извършването на допълнителни задължения.

  • Оценка: